(junior) Procescoördinator, Servicedesk

Samen met jouw collega’s zorg jij iedere dag voor een optimale ondersteuning rondom randzaken, zodat medewerkers in de zorg zoveel mogelijk tijd overhouden voor hun primaire taken. Zo kunnen onze medewerkers fijn werken en daar worden onze cliënten ook weer gelukkig van. Binnen de Servicedesk worden storingen, klachten, vragen en wensen in het TOPdesk meldingssysteem verwerkt. Dit zijn meldingen op het gebied van Huisvesting, ICT, Facilitaire Diensten, Finance en Inkoop.

Als (junior) procescoördinator ben jij de verbindende schakel tussen de Servicedesk en de administratieve processen binnen onze organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het registreren, oplossen en analyseren van meldingen en vragen van zowel interne als externe gebruikers. Je signaleert knelpunten in het proces, doet verbetervoorstellen en voert direct verbeteringen door waar mogelijk. Vanuit jouw overstijgende visie weet je te communiceren op diverse niveaus binnen en buiten de organisatie. Voor jou is het een uitdaging om hierbij de juiste partijen te betrekken en de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Niet altijd lukt dat, maar jij durft keuzes te maken en bent beslisvaardig. Je weet als geen ander hoe belangrijk het is om met je collega’s op één lijn te zitten.

Je stelt verbetervoorstellen op en/of adviseert over optimalisatie en/of nieuwe processen, waarbij meerdere in – en externe disciplines en belanghebbenden betrokken zijn (managers, projectleiders, leveranciers etc.). Je leidt (deel)projecten en draagt bij aan grotere projecten, altijd gericht op het verbeteren van de kwaliteit binnen diverse vakgebieden. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren en afstemmen van de implementatie van operationeel beleid.

Daarnaast heb je inzicht in systemen, actualiseer je deze en optimaliseer je de werking ervan. Je geeft voorlichting en informatie aan gebruikers en ondersteunt de medewerkers van de Servicedesk in hun werkzaamheden.

Jouw kracht ligt in het werken met geautomatiseerde systemen, waarbij je gegevens snel en secuur weet te verwerken. Je legt verbanden en ontdekt frequente problemen. Daarbij vereist het snel kunnen schakelen tussen verschillende vragen oplettendheid, flexibiliteit en stressbestendigheid. Voor het verwerken van gegevens en het opstellen van overzichten is het systematisch en ordelijk werken belangrijk.

Je bent in staat om effectief te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt een adviserende, coördinerende en signalerende rol in de communicatie tussen medewerkers en interne/externe leveranciers, hierdoor zorg je ervoor dat problemen tijdig worden opgelost. 
Daarbij ben je klantgericht in het bieden van ondersteuning op jouw aandachtsgebied en gaat het onderhouden van in -en externe contacten je goed af.

Je beschikt over tact, klantgerichtheid, luistervaardigheid, overtuigingskracht, standvastigheid en een dienstverlenende houding en kunt tegenstellingen overbruggen bij contacten met in- en externen, het adviseren ten aanzien van beleid en bij het houden van toezicht op de naleving van wet- en regelgeving, beleid en geldende processen. Je lost vraagstukken zelfstandig op, maar bent ook in staat om in te schatten wanneer overleg nodig is voordat je actie onderneemt.

Samen kun je meer dan alleen, je bent een teamspeler: Binnen dit team toon jij zelfstandigheid en neem je eigenaarschap. Je stelt je kwetsbaar op en geeft en ontvangt feedback op een open en duidelijke manier.

Het werken in een dynamische en veranderlijke omgeving is voor jou geen probleem. Doordat de Servicedesk een spin in het web is binnen ORO gaan we mee in ontwikkelingen binnen de organisatie.

Je beschikt over HBO werk en denkniveau met daarnaast, bij voorkeur, ervaring binnen dit werkgebied. Tevens beschik je over kennis van en inzicht in relevante systemen, werkwijzen en procedures.